Disclaimer:

  • Panduan ini disusun berdasarkan ketentuan yang berlaku di internal Ditjen Perbendaharaan dan beberapa kebijakan layanan pada KPPN Bondowoso. Beberapa hal mungkin tidak dapat diterapkan pada KPPN lain.
  • Panduan ini hanya berisi langkah-langkah pokok. Panduan detail pada Aplikasi Sakti tersedia pada tautan yang tertera pada masing-masing bagian. Namun demikian, beberapa dari panduan teknis yang tersedia kemungkinan sudah tidak sesuai dengan kondisi terbaru di Aplikasi.
  • Jika terjadi perubahan teknis pada Aplikasi Sakti, langkah-langkah pada panduan ini mungkin menjadi tidak sesuai.

Supplier Tipe 1 (satker)

a. Langkah Perekaman pada Aplikasi Sakti

Juknis dapat diunduh disini

  1. Operator Komitmen merekam data supplier melalui menu RUH Supplier.
  2. ADK yang akan dikirim ke KPPN adalah ADK Pendaftaran Supplier (BCSR).
  3. Lanjutkan ke langkah Persiapan dan Pengiriman Supplier.
b. Persiapan dan Pengiriman Supplier
  1. Operator Komitmen mengunduh dokumen pendukung supplier: Resume Supplier.
  2. PPK menandatangani Resume Supplier
  3. Operator Komitmen mengunggah Dokumen Pendukung Supplier:
  4. Resume Supplier; dan
  5. Bukti rekening: salinan/foto buku rekening, rekening koran, screenshot data rekening pada mobile banking, hasil konfirmasi rekening dari bank, atau bukti lainnya.
  6. PPK mengirimkan Data Supplier (BCSR/BCSU) ke KPPN
  7. Operator dan/atau PPK dapat memantau status Data Supplier pada menu Komitmen - Monitoring ADK Kontrak dan Supplier. Hasil pendaftaran data supplier dapat dicek pada OMSPAN menu Cari Data Supplier. Data tampil di OMSPAN mungkin mengalami delay.
c. Proses Pendaftaran/Perubahan Supplier di KPPN
  1. Operator Seksi Pencairan Dana (PD) mengunduh dan memeriksa data supplier di Sakti
  2. Operator Seksi PD mengunggah data supplier ke SPAN
  3. Kepala Seksi PD menyetujui pendaftaran supplier

Dalam hal terdapat kesalahan data/dokumen pendukung supplier, KPPN menolak pada Sakti.

d. Tindak Lanjut di Sakti setelah Pendaftaran di KPPN

NRS secara otomatis akan tercatat pada menu RUH Supplier tetapi mungkin mengalami delay. Jika pada menu Komitmen - Monitoring ADK Kontrak dan Supplier sudah muncul NRS, NRS tersebut dapat dicatat manual pada menu Komitmen - Monitoring - Nomor Register Supplier.

Supplier Tipe 3 (Pegawai)

Pendaftaran Pegawai Baru (CPNS)

a. Langkah pada Aplikasi Gaji (GPP)
  1. PPABP merekam data CPNS
  2. PPABP mengecek rekening yang diberikan CPNS pada OMSPAN menu Cari Data Supplier. Pilih tipe supplier 6 (Banyak Penerima). Jika rekening tersebut sudah pernah didaftarkan sebagai rekening supplier PPNPN, wajib ganti dengan rekening lain.
  3. PPABP mengirim ADK Pegawai Baru ke KPPN, lalu membuat dan mengirim (rekon) Gaji pegawai tersebut. Gaji dapat berupa Gaji Induk/Susulan.
b. Langkah Perekaman pada Aplikasi Sakti
  1. Operator Komitmen melakukan perekaman data supplier pada Sakti:
  2. Impor ADK GPP Terpusat (ADK Pegawai)
  3. Rekam supplier pada menu RUH Supplier. Pilih NIP pegawai untuk direkam.

ADK yang akan dikirim ke KPPN adalah ADK Pendaftaran Supplier (BCSR).

Pendaftaran Pegawai Baru (Pindahan)

a. Langkah pada Aplikasi Gaji (GPP)
  • PPABP menerima data pegawai baru (pegawai pindah)
  • PPABP memeriksa data pegawai terkait: Nama Pegawai (termasuk gelar), NIP, NIK, Nomor Rekening, Bank, dan Nama Pemilik Rekening.
  • PPABP berkomunikasi dengan pegawai tersebut untuk memastikan ada tidaknya detail data yang perlu diubah data pada poin 2 di atas.
    1. Jika tidak terdapat detail yang perlu diubah, PPABP mengirim ADK Pegawai Baru ke KPPN, lalu membuat dan mengirim (rekon) Gaji pegawai tersebut. Gaji dapat berupa Gaji Induk/Susulan.
      PERHATIKAN: Jangan membuat gaji sebelum mengirim ADK Pegawai Baru.
    2. Jika nomor rekening berubah, PPABP melakukan perekaman data rekening yang baru. Dilanjutkan pengiriman ADK Pegawai Baru ke KPPN, lalu membuat dan mengirim (rekon) Gaji pegawai tersebut. Gaji dapat berupa Gaji Induk/Susulan.
      PERHATIKAN: Jangan membuat gaji sebelum mengirim ADK Pegawai Baru.
    3. Jika terdapat data yang perlu diubah tetapi nomor rekening tetap, PPABP jangan mengubah data apapun tetapi langsung mengirim ADK Pegawai Baru ke KPPN, lalu membuat dan mengirim (rekon) Gaji pegawai tersebut. Gaji dapat berupa Gaji Induk/Susulan.
      PERHATIKAN: Jangan membuat gaji sebelum mengirim ADK Pegawai Baru.
    4. Untuk kondisi pada poin 1 dan 2, lanjut ke langkah b. Untuk kondisi pada poin 3, lanjut ke langkah b,c, dan d.
b. Langkah Perekaman pada Aplikasi Sakti
  1. Operator Komitmen melakukan pengecekan atas nomor rekening tersebut pada Aplikasi OMSPAN menu Pencarian Data Supplier. Kode KPPN dibiarkan kosong dan hanya isi nomor rekening lalu cari.
  2. Operator Komitmen melakukan perekaman data supplier pada Sakti:
    • Impor ADK GPP Terpusat (ADK Pegawai)
    • Rekam supplier pada menu RUH Supplier. Pilih NIP pegawai untuk direkam.
      ADK yang akan dikirim ke KPPN adalah ADK Pendaftaran Supplier (BCSR).
      Jika pada poin 1 di atas, rekening ditemukan di OMSPAN, pastikan detail data supplier (Nama Pegawai/Nama Penerima, Nama Pemilik Rekening, NIP, dan NPWP) sama persis dengan yang sudah ada di OMSPAN. Jika ada perbedaan, harus mengikuti yang di OMSPAN.
  3. Lanjutkan ke langkah Persiapan dan Pengiriman Supplier (A.b).
c.      Langkah Perubahan pada Aplikasi Gaji (GPP)

Langkah ini diperlukan hanya jika terdapat detail data yang perlu diubah sesuai poin B.2.a.3.c.

  1. PPABP melakukan perubahan data pegawai terkait: Nama Pegawai (termasuk gelar), NIP, NIK, atau Nama Pemilik Rekening.
  2. PPABP mengajukan permohonan hapus gaji ke KPPN atas Gaji Induk/Susulan yang telah direkon pada poin B.2.a.3.c.
  3. PPABP membuat ulang Gaji dan mengirim (rekon) Gaji ke KPPN.

Lanjutkan ke Langkah di bawah (B.2.d)

d.     Langkah pada Aplikasi Sakti

Langkah ini diperlukan hanya jika terdapat detail data yang perlu diubah sesuai poin B.2.a.3.c.

  1. Operator Komitmen melakukan perubahan data supplier pada Sakti:
  2. Impor ADK GPP Terpusat (ADK Pegawai)
  3. Cek data supplier pada menu RUH Supplier. Pastikan sudah berubah sesuai data di GPP.
  4. Jika belum berubah, lakukan hapus lalu rekam. Pilih pada tombol  untuk memilih pegawai tersebut. Pastikan kembali data supplier pegawai sudah sesuai data di GPP.
  5. Klik pada baris nama pegawai tersebut lalu klik tombol . Tanpa mengubah apapun, klik tombol  sehingga status supplier berubah dari “Register” menjadi “Ubah”.

ADK yang akan dikirim ke KPPN adalah ADK Perubahan Supplier (BCSU).

B.3 Perubahan Data Supplier Pegawai (Perubahan selain Nomor Rekening)

a.     Langkah pada Aplikasi Gaji (GPP)
  1. PPABP mengubah data pegawai pada aplikasi GPP yaitu: Nama Pegawai (termasuk gelar), NIP, NIK, Nama Pemilik Rekening. Perubahan selain 4 data tersebut tidak berakibat pada perubahan supplier.
  2. PPABP membuat dan mengirim (rekon) Gaji pegawai tersebut. Gaji dapat berupa Gaji Induk/Susulan.
b.     Langkah Perubahan pada Aplikasi Sakti
  1. Operator Komitmen melakukan perekaman data supplier pada Sakti:
  2. Impor ADK GPP Terpusat (ADK Pegawai)
  3. Periksa data supplier pada pegawai tersebut di menu RUH Supplier.
  4. Jika sudah berubah sesuai perubahan data pada GPP, dapat dilanjutkan ke angka 2).
  5. Jika belum berubah, hapus pegawai tersebut (perhatikan baris rekening yang dihapus, jangan sampai salah hapus karena 1 pegawai mungkin ada beberapa rekening) lalu klik tombol . Pilih NIP pegawai untuk direkam.
  6. Pastikan status supplier adalah “Ubah”. Jika berstatus “Register”, klik tombol  lalu simpan kembali. Jika sudah berstatus “Ubah”, PPK selanjutnya dapat mengirim perubahan supplier (BCSU).

ADK yang akan dikirim ke KPPN adalah ADK Perubahan Supplier (BCSU).

B.4 Perubahan Data Supplier Pegawai (Perubahan Nomor Rekening)

a.     Langkah pada Aplikasi Gaji (GPP)
  1. PPABP mengubah data pegawai pada aplikasi GPP yaitu: Nama Pegawai (termasuk gelar), NIP, NIK, Nama Pemilik Rekening. Perubahan selain 4 data tersebut tidak berakibat pada perubahan supplier.
  2. PPABP membuat dan mengirim (rekon) Gaji pegawai tersebut. Gaji dapat berupa Gaji Induk/Susulan.
b.     Langkah Perekaman pada Aplikasi Sakti
  1. Operator Komitmen melakukan perekaman data supplier pada Sakti:
  2. Impor ADK GPP Terpusat (ADK Pegawai)
  3. Rekam data supplier di menu RUH Supplier.
  4. Hapus pegawai tersebut (perhatikan baris rekening yg dihapus, jangan sampai salah hapus karena 1 pegawai mungkin ada beberapa rekening)
  5. Klik tombol . Pilih NIP pegawai untuk direkam.

ADK yang akan dikirim ke KPPN adalah ADK Pendaftaran Supplier (BCSR).

C.  Supplier Tipe 2 (Penyedia Barang Jasa)

a.     Langkah pada Aplikasi OMSPAN

Proses ini dilakukan untuk memeriksa rekening Penyedia B/J apakah sudah terdaftar di SPAN atau belum.

  1. Masuk menu Modul Komitmen - Cari Data Supplier lalu cari supplier berdasarkan tipe supplier dan nomor rekening. Jangan mengisi kolom selain tipe supplier dan nomor rekening. Pastikan tidak salah input nomor rekening.
  2. Lihat hasil yang ditemukan. Kemungkinan hasil adalah:
  3. Tidak ditemukan data supplier   à lanjut ke langkah C.b.
  4. Ditemukan data supplier dengan kode KPPN 035 (Bondowoso)   à lanjut ke langkah C.c.
  5. Ditemukan data supplier tetapi kode KPPN bukan 035   à lanjut ke langkah C.d.
b.     Langkah Perekaman pada Aplikasi Sakti

Langkah ini dilakukan atas kondisi sesuai poin C.a.2.a.

Juknis: https://drive.google.com/file/d/11o-l5DBes545M5HjFasL7JeSeTE3laPX/view?usp=drive_link

  1. Operator Komitmen merekam Data Supplier melalui menu Komitmen - RUH - Supplier

ADK yang akan dikirim ke KPPN adalah ADK Pendaftaran Supplier (BCSR).

c.      Langkah Impor Interkoneksi SPAN pada Aplikasi Sakti (supplier kode KPPN 035)

Langkah ini dilakukan atas kondisi sesuai poin C.a.2.b.

Juknis: https://drive.google.com/file/d/11o-l5DBes545M5HjFasL7JeSeTE3laPX/view?usp=drive_link

  1. Operator Komitmen melakukan impor Data Supplier melalui menu Komitmen - Upload/Impor - Impor Supplier Interkoneksi SPAN.
  2. Operator Komitmen memeriksa hasil impor pada menu Komitmen - RUH - Supplier. Jika sudah ditemukan pada daftar supplier, supplier sudah siap digunakan dan tidak perlu didaftarkan ke KPPN.
  3. Dalam hal Nama Pemilik Rekening pada data supplier berbeda dengan data di bank, dapat dilakukan perubahan data supplier. Lanjut ke poin C.e.
d.     Langkah Impor Interkoneksi SPAN pada Aplikasi Sakti (supplier kode KPPN selain 035)

Langkah ini dilakukan atas kondisi sesuai poin C.a.2.c.

Juknis: https://drive.google.com/file/d/11o-l5DBes545M5HjFasL7JeSeTE3laPX/view?usp=drive_link

  1. Operator Komitmen melakukan impor Data Supplier melalui menu Komitmen - Upload/Impor - Impor Supplier Interkoneksi SPAN.
  2. Operator Komitmen memeriksa hasil impor pada menu Komitmen - RUH - Supplier. Jika sudah ditemukan pada daftar supplier, ubah kode KPPN menjadi 035. Jangan mengubah detail data lainnya. Termasuk: Jangan melakukan Validasi Rekening.

ADK yang akan dikirim ke KPPN adalah ADK Pendaftaran Supplier (BCSR).

  • Lanjutkan ke langkah Persiapan dan Pengiriman Supplier (A.b).
  • Dalam hal Nama Pemilik Rekening pada data supplier berbeda dengan data di bank, dapat dilakukan perubahan data supplier. Lanjut ke poin C.e.
e.     Langkah Perubahan Supplier pada Aplikasi Sakti

Langkah ini dilakukan atas kondisi sesuai poin C.c.3 dan C.d.4

⚠️  Proses ini harus dilakukan dengan hati-hati karena dapat menyebabkan penolakan SPM pada satker/KPPN lain. Perlu dilakukan konfirmasi ke vendor (perusahaan bersangkutan). Jika sebelumnya tidak ada masalah dalam proses pencairan di KPPN lain, Nama Pemilik Rekening tidak perlu diubah.

Juknis: https://drive.google.com/file/d/11o-l5DBes545M5HjFasL7JeSeTE3laPX/view?usp=drive_link

  1. Operator Komitmen memeriksa data supplier pada menu Komitmen - RUH - Supplier.
  2. Lakukan perubahan Nama Pemilik Rekening pada tab dan detail data lainnya jika ada yang perlu diubah. Lakukan pula Validasi Rekening.

ADK yang akan dikirim ke KPPN adalah ADK Perubahan Supplier (BCSU).

D. Troubleshooting

a.     Penolakan Pendaftaran Supplier (BCSR)
  1. “Informasi Rekening ini sudah terdaftar.”

Nomor rekening sudah terdaftar pada KPPN Bondowoso. Tidak dapat didaftarkan lagi. Jika ada perbedaan data yang harus diperbaiki, ajukan perubahan supplier. Lihat panduan poin B.3 atau C.e

  • “Rekening Bank yang anda daftarkan sudah ada dalam database, namun ditemukan beberapa informasi yang berbeda.”

Nomor rekening sudah terdaftar pada KPPN lain. Gagal terdaftar pada KPPN Bondowoso karena pada data supplier yang dikirim terdapat detail yang berbeda dengan data yang sudah terdaftar. Perhatikan panduan poin B.2.b (untuk tipe 3) dan C.a (untuk tipe 2)

  • “Nama Pemilik Rekening (BPK LELE DUMBEL) dan (LELE DUMBEL) harus sama”

Nomor rekening tersebut sudah terdaftar pada SPAN (pada KPPN lain) dengan Nama Pemilik Rekening adalah LELE DUMBEL. Jika Nomor Rekening sudah terdaftar pada KPPN lain, pendaftaran pada KPPN Bondowoso harus sama dengan yang sudah terdaftar. Setelah terdaftar, dapat dilakukan perubahan supplier. Lihat panduan poin B.2.a.3.c.

  • “Terjadi kegagalan sistem. Mohon lakukan upload ulang.”

Hal ini kadang terjadi karena adanya gangguan pada Aplikasi SPAN. ADK yang gagal terproses tidak dapat diproses lagi oleh KPPN sehingga membutuhkan pengiriman ulang dari satker. Lakukan pengiriman ulang sesuai panduan poin A.b.

  • “Mohon lampirkan copy Rekening Koran atau Buku Tabungan”

Lihat panduan A.b.3

  • “NPWP harus 16 digit”

Perhatikan isian NPWP. Untuk Tipe 3 dan Tipe 6 PPNPN wajib menggunakan NIK (hasil impor dari GPP). Untuk Tipe 2 dan Tipe 6 non pegawai menggunakan NPWP badan dengan tambahan angka NOL (0) di depan.

  • “Lampiran tidak terbaca sistem. Mohon lampirkan salinan buku tabungan atau rekening koran dengan ukuran yang lebih kecil.”
    Jika melampirkan file dalam bentuk foto, usahakan dilakukan crop/resize/compress agar ukuran file tidak terlalu besar. Tetapi pastikan masih dapat terbaca dengan jelas.
  • “Data tidak benar. Mohon cek kembali.”

Dapat menghubungi KPPN.

b.     Penolakan Perubahan Supplier (BCSU)
  1. “Nomor Rekening tidak ditemukan.” atau “Bank Account tidak ditemukan.”

Nomor rekening tersebut tidak ditemukan pada data supplier di KPPN Bondowoso. Ini bisa terjadi karena belum mengajukan pendaftaran supplier tetapi langsung mengirim perubahan supplier (mungkin karena melakukan perubahan pada data supplier). Perhatikan lagi panduan poin B.2.a.3.c.

  • “Nama Supplier dan Nama Supplier ADK harus sama.”

Dapat terjadi karena adanya perubahan NPWP pada Sakti (yang mana NPWP menjadi komponen Nama Supplier) sehingga berbeda dengan yang sudah terdaftar di SPAN. Silakan bandingkan NPWP di header supplier Sakti dengan NPWP pada nama Supplier di OMSPAN. Jika dipastikan berbeda, silakan kirim BCSR.

Jika penyebabnya berbeda atau tidak diketahui, dapat menghubungi KPPN.

  • “Terjadi kegagalan sistem. Mohon lakukan upload ulang.”

Hal ini kadang terjadi karena adanya gangguan pada Aplikasi SPAN. ADK yang gagal terproses tidak dapat diproses lagi oleh KPPN sehingga membutuhkan pengiriman ulang dari satker. Lakukan pengiriman ulang sesuai panduan poin A.b.

  • “Mohon lampirkan copy Rekening Koran atau Buku Tabungan”

Lihat panduan A.b.3

  • “Lampiran tidak terbaca sistem. Mohon lampirkan salinan buku tabungan atau rekening koran dengan ukuran yang lebih kecil.”
    Jika melampirkan file dalam bentuk foto, usahakan dilakukan crop/resize/compress agar ukuran file tidak terlalu besar. Namun demikian, pastikan masih dapat terbaca dengan jelas.